Un nuovo approccio per il controllo dei documenti
Nella tua azienda devi gestire ogni giorno tante tipologie di documenti in tanti formati diversi. PDF, file XML e documenti cartacei da controllare per avere informazioni omogenee e utili. Moduli con campi omogenei e sempre uguali, fatture con modelli tutti diversi, bollette energetiche complesse da decifrare. ReCheck prende tutti i tuoi documenti, individua i dati che ti servono, li estrae e li controlla. In più, li trasforma in file già pronti per il tuo gestionale. Non servono più controlli a campione né inserimenti manuali di dati che espongono a inevitabili errori, ora puoi usare qualcosa di più efficace per l’acquisizione automatica di fatture, bollette e altri documenti.
Un sistema facile da usare
Il compito del software è essenziale: elaborare i documenti più velocemente possibile. Prendi le cartelle di documenti PDF che devi controllare, associ il modello salvato in ReCheck e premi “avvia elaborazione”. Il sistema riconosce il testo, individua i dati che ti servono e te li estrae, pronti per essere analizzati e importati nel tuo gestionale. La stessa cosa vale per le fatture elettroniche in formato XML e per i documenti cartacei che hai scansionato. Tu riduci al minimo l’attività manuale, la tua azienda migliora la qualità dei dati e dei processi.
ReCheck si adatta a ogni documento. Nel caso di documenti PDF strutturati (vettoriali), individua ed estrae i dati contabili – date, importi, protocolli, intestatari e totali. Per i documenti acquisiti via scanner, la tecnologia OCR integrata converte in testo le immagini ottenute con le scansioni e rende disponibili anche questi dati. Il software fa tutto in automatico e tu puoi alimentare il tuo gestionale in modo molto più veloce.
Estrae i dati che ti interessano
Con ReCheck elabori fatture, bollette, buste paga, estratti conto, progetti, schede tecniche e tabelle. Il software riconosce testi e numeri e può confrontarli automaticamente con quelli salvati nel gestionale della tua azienda, grazie all’uso di particolari interfacce di comunicazione (Web Services). Puoi anche “normalizzare” alcuni dati presenti nei documenti passivi, come i codici prodotto dei fornitori, mettendoli in relazione con quelli usati nella tua azienda: nessuna attività manuale, basta configurare le tabelle relazionali.
Il software estrae solo i dati che ti interessano: date, scadenze, imponibili, importi e protocolli. Controlla il tipo di dato (Data/Numero/Testo) ed elabora anche informazioni aggregate, come somme e moltiplicazioni. Puoi anche decidere di usare regole più complesse per riconoscere elementi che sui PDF sono in posizioni variabili. ReCheck estrae i dati che interessano, li “normalizza” (grazie anche alle tabelle relazionali) e li prepara per ogni necessità aziendale. Un esempio? Il software può confrontare i dati delle fatture passive che elabora con i listini ufficiali del fornitore, già salvati nelle sue tabelle. Inoltre, si può automatizzare la creazione della prima nota contabile, l’operatore deve solo verificare i dati e validare la registrazione contabile sul gestionale. Le possibili applicazioni sono tantissime.
Controlla migliaia di PDF in pochi minuti
ReCheck ti dice se quel dato è al posto giusto e ha il formato giusto. Lo confronta con lo stesso dato salvato nel gestionale o con gli elementi presenti in apposite tabelle, segnalando eventuali discrepanze. Controlla che le somme e le moltiplicazioni siano corrette anche con un margine di tolleranza che puoi impostare tu. Evidenzia discrepanze sui totali, gli elementi mancanti ed eventuali importi irragionevoli. Più i documenti sono complessi, più ReCheck diventa utile.
Se fino ad ora hai usato Excel, sai che prevede regole complesse per fare queste verifiche. In più ci vuole una buona esperienza per destreggiarsi tra celle e formule. Con ReCheck ti basta selezionare i controlli che ti servono e avviare l’elaborazione. Il software riepiloga gli esiti in un’unica maschera, classificandoli come «errore», «attenzione» e «corretto». Puoi filtrare i risultati per vedere solo gli errori rilevati, anche graficamente se hai analizzato un PDF (vettoriale o scansionato). Se vuoi, puoi comunque esportare tutto in Excel per fare tutte le verifiche che ti interessano.
Fa importare tutti i dati nel gestionale
I dati dei PDF vanno da soli nel gestionale. Non devi più inserirli a mano e rischiare errori in buona fede. Il software estrae le informazioni direttamente dai documenti PDF e te le fa esportare in file – CSV e XML – già pronti per il tuo ERP. Per caricare gli ordini nel gestionale o per sapere quanto avete speso in bollette si possono creare tabelle personalizzate: tu scegli gli elementi che ti servono e decidi come ordinarli, ReCheck estrae gli elementi, te li controlla e ti prepara le tabelle in Excel. Puoi anche prendere i report di tutte le elaborazioni che hai fatto per fare analisi ulteriori. In poche ore fai il lavoro di una settimana.
Con ReCheck puoi costruire un tracciato di esportazione personalizzato per il tuo gestionale, decidendo gli elementi e i controlli necessari. Se ti serve il formato XML, puoi organizzare gli elementi e i controlli in gruppi per correlare tutte le informazioni e rendere più omogenea l’organizzazione delle informazioni.
