Esigenze:

• Importare in contabilità le centinaia di bollette energetiche di fornitori diversi con un tracciato di importazione unico.
• Importare in contabilità tante fatture complesse con un elevato numero di righe, come le fatture telefoniche.

Soluzione:
L’utilizzo di ReCheck ha permesso ai responsabili dell’azienda di elaborare i PDF in arrivo, estraendo i dati necessari in un formato unico per essere importato in SAP (ReCheck si integra anche con altri ERP, come Microsoft Dynamics NAV). Per quanto riguarda le bollette telefoniche, il software controlla tutte le righe delle fatture e le suddivide in base alle utenze, così da poter importare singoli dati nel gestionale.

Vantaggi:
In poche ore riescono a fare il lavoro che prima era fatto in una settimana. Con la certezza di importare dati verificati e sicuri.

Chi utilizza il software:
Una volta che il software è stato configurato, il personale dell’amministrazione gestisce in autonomia tutte le attività, senza dover dipendere dal supporto del reparto IT.

ESIGENZE:

• Acquisire i codici prodotto contenuti nei DDT che arrivano dai fornitori e metterli in relazione (transcodifica) con quelli usati in azienda, automaticamente. I diversi sistemi di codifica dei prodotti utilizzati in aziende diverse e la mancanza di uno standard dei DDT, non strutturati e diversi per ogni azienda, imponeva un’attività di transcodifica e controllo manuale. Un’attività molto complessa da fare durante il ricevimento merci, dove è richiesto un tempo di accettazione molto limitato.
• Acquisire i dati dalle fatture passive e metterli in relazione, automaticamente, con i dati già presenti sui listini prezzi o sui contratti già disponibili, per verificane la corrispondenza. Questo controllo era effettuato da risorse interne in modo manuale.

Soluzione:
Gli operatori usano ReCheck per estrarre i codici prodotto dai DDT dei fornitori e metterli automaticamente in relazione con i diversi codici usati in azienda, già salvati nelle tabelle relazionali del software. Configurando apposite “chiamate” al gestionale (via Web Services), ReCheck verifica anche che le quantità siano in linea con quelle previste nell’ordine. Il software sottolinea eventuali anomalie con appositi “warning”, verificabili dall’operatore. Grazie a questo controllo, l’azienda ha potuto migliorare e velocizzare il processo di rilevazione dei prodotti/merci in entrata e la gestione dei movimenti di carico del magazzino. L’azienda ha deciso di usare ReCheck anche per acquisire i dati delle fatture passive e confrontarli con quelli dei listini prezzo o dei contratti in essere. Le tabelle relazionali del software sono state utilizzate per memorizzare i dati dei contratti e per verificare la congruenza dei prezzi unitari dei prodotti/servizi acquistati presenti sulle fatture in arrivo. Un controllo completamente automatico fatto dal software stesso.

VANTAGGI:
L’azienda usa un unico software per rilevare automaticamente dati specifici presenti in diversi tipi di documenti in arrivo da diversi fornitori. Grazie alle tabelle relazionali di ReCheck, l’attività manuale di transcodifica dei codici prodotto è stata completamente automatizzata. Il software effettua un controllo totale (non a campione) sui dati dei documenti, rilevando gli eventuali errori e verificando la corrispondenza delle informazioni con quelle già disponibili in azienda (codici prodotto, listini, ordini). Questo ha permesso di aumentare l’efficienza dei controlli sui prodotti in arrivo, velocizzando e facilitando il lavoro degli operatori. Tutti i dati estratti sono poi stati acquisiti dall’ERP usato in azienda, prevedendo procedure di importazione personalizzate.

CHI UTILIZZA IL SOFTWARE:
Dopo la fase di configurazione iniziale delle tabelle relazionali e dei Web Services necessari per “chiamare” il gestionale e dopo due sessioni di formazione, gli operatori tecnici e il personale dell’amministrazione gestiscono in totale autonomia l’estrazione dei dati, la transcodifica dei codici e la verifica dei “warning”.

ESIGENZE:

• Elaborare i dati dalle proprie fatture passive per averli a disposizione in forma analitica per varie esigenze, dalla contabilizzazione al controllo di gestione.
• Estrarre i dati dalle fatture passive (in formato PDF e XML B2B) per contabilizzarle e poi ottemperare ai nuovi obblighi legati al Decreto Legge 193 del 22 ottobre 2016. Dal 1° gennaio 2017 è obbligatoria per tutte le aziende la comunicazione di vari dati (dati identificativi dei soggetti, date, importi. etc.) all’Agenzia delle Entrate, in forma analitica, il cosiddetto “spesometro analitico”.

SOLUZIONE:
L’utilizzo di ReCheck ha permesso ai responsabili dell’azienda di avere un sistema automatico di elaborazione delle fatture prodotte dai suoi fornitori, in PDF o in XML (formato XML 1.2, ossia l’XML B2B). Il software estrae solo i dati che interessano e crea elenchi di dati in forma analitica per la contabilizzazione, compresa la creazione della Prima Nota contabile. Questi dati sono quelli richiesti dall’Agenzia delle Entrate per ottemperare agli obblighi previsti dal Decreto legge 22 ottobre 2016, n.193 “Disposizioni urgenti in materia fiscale e per il finanziamento di esigenze indifferibili”.

VANTAGGI:
L’azienda elabora i file delle fatture con un sistema automatizzato, che controlla che tutti i dati necessari siano presenti e corretti, riducendo ogni possibilità di errore. L’azienda ha potuto disporre di una soluzione in grado di adeguarsi velocemente all’obbligo introdotto dal DL193, in particolare il nuovo “spesometro analitico”. Il software infatti lavora semplicemente sui file ricevuti (PDF o XML B2B) per la contabilizzazione.

CHI UTILIZZA IL SOFTWARE:
Il software è stato opportunamente configurato per adattarsi, oltre al formato in PDF, anche al formato XML B2B. In questo modo il personale amministrativo gestisce in autonomia tutte le attività, senza dover dipendere dal supporto di personale IT.

APPROFONDISCI:
Da aprile 2015 in Italia è diventata obbligatoria la fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, la cosiddetta “Fattura PA”: tutte le imprese che vendono beni o servizi agli enti pubblici hanno l’obbligo di fatturare in modalità elettronica, dematerializzando le proprie fatture. Vedi come ReCheck può darti una mano a elaborare le fatture passive che ti arrivano e a estrarre i dati che servono: leggi qui.

ESIGENZE:

• Catturare i dati delle fatture dei fornitori che arrivano in formati diversi (PDF, XML B2B e carta) per avere informazioni controllate e omogenee.
• Disporre di un unico sistema di estrazione e di controllo dei dati delle fatture elettroniche e cartacee da utilizzare per protocollazione, archiviazione, caricamento nel gestionale/ERP e conservazione elettronica.

SOLUZIONE:
ReCheck permette di avere un sistema unico di elaborazione delle fatture dei fornitori, indipendentemente dal loro formato. Il software estrae e controlla i file PDF vettoriali, sia quelli arrivati direttamente che quelli scaricati da portali Web. In più, prende i file in formato XML 1.2 (ossia gli XML B2B) e li “ricostruisce” in formato PDF (grazie all’utilizzo di modelli pre-configurati). Questo permette agli addetti dell’amministrazione un controllo molto più facile e veloce. Grazie alle funzionalità OCR/ICR, è in grado di elaborare anche le fatture cartacee che vengono scansionate. ReCheck estrae i dati che interessano, li controlla e li prepara per la contabilizzazione. In più, si possono esportare elenchi di dati in forma analitica, utili alla creazione della Prima Nota contabile.

VANTAGGI:
L’azienda dispone di un unico sistema per elaborare tutte le fatture dei fornitori ed estrarre i dati da utilizzare per soddisfare varie necessità. La formazione del personale è ridotta al minimo. Il software, molto verticale e specializzato, può contribuire a migliorare i processi necessari a ottemperare gli obblighi previsti dal DL 193 del 22 ottobre 2016 (“Spesometro analitico”). In più, può essere utile per ottenere i benefici previsti dal DL 127 del 5 agosto 2015 (rimborsi IVA prioritari e riduzione dei termini di accertamento). In generale, l’azienda è pronta cogliere i benefici della fatturazione elettronica B2B: maggior efficienza e riduzione dei costi.

CHI UTILIZZA IL SOFTWARE:
Il personale amministrativo dell’azienda è totalmente autonomo nell’utilizzo del software. Dopo la fase di configurazione iniziale e di formazione, gestisce in autonomia tutte le necessità senza dover coinvolgere i Sistemi Informativi.

ESIGENZE:

• Catturare i dati delle fatture delle società che forniscono lavoratori somministrati e inserirli nel gestionale dopo averli controllati, per evitare errori.
• Ridurre i tempi e i costi di inserimento dei dati nel gestionale/ERP da parte del personale amministrativo.

SOLUZIONE:
ReCheck permette di avere un sistema unico di elaborazione e controllo delle fatture delle società specializzate nel lavoro somministrato, documenti complessi e legati a più lavoratori. ReCheck elabora le fatture che l’azienda riceve (PDF o cartacee) e ne estrae tutti i dati. Divide virtualmente ogni documento per ogni lavoratore, in modo tale da avere informazioni specifiche pronte per il gestionale. I dati vengono importati automaticamente nell’ERP. Questo permette agli addetti dell’amministrazione di ridurre a zero gli errori ed evitare lunghe attività di inserimento manuale, riducendo sensibilmente anche i costi per l’azienda.

VANTAGGI:
L’azienda elabora tutte le fatture delle varie società che forniscono lavoratori somministrati, configurando un modello di documento per ogni agenzia. La formazione del personale è ridotta al minimo e non servono particolari competenze IT. Gli addetti dell’amministrazione possono configurare i propri modelli autonomamente. Il software elabora le informazioni e le controlla velocemente, verificando che somme e moltiplicazioni siano corrette. In più, divide i dati in base ai singoli lavoratori e permette all’azienda di fare ulteriori analisi su produttività e costi relativi.

CHI UTILIZZA IL SOFTWARE:
Il personale amministrativo dell’azienda. Dopo la fase di configurazione iniziale e di formazione, gestisce in autonomia tutte le necessità senza dover coinvolgere i Sistemi Informativi.

ESIGENZE:

• Interpretare ed estrarre i dati scritti a mano da colleghi di filiali e uffici per immetterli automaticamente in altri sistemi documentali.
• Abbattere i tempi e i costi di inserimento dei dati da parte delle persone preposte.

SOLUZIONE:
ReCheck permette di avere un sistema che analizza i moduli cartacei compilati a penna dopo averli scansionati. Grazie alle tecnologie OCR/ICR intergrate, è in grado di interpretare automaticamente i campi compilati a mano, grazie all’utilizzo di appositi dizionari. ReCheck deve essere “istruito”, configurando i dizionari già disponibili nel software per aiutarlo a capire se sta cercando nomi, codici, date o numeri. I dati possono essere verificati e successivamente esportati per immettersi nei sistemi informativi utilizzati dall’azienda.

VANTAGGI:
L’azienda può far elaborare automaticamente i moduli compilati a mano, un’attività molto onerosa per i suoi addetti. Si abbattono in modo sostanziale i tempi di analisi e controllo dei moduli, oltre a quelli di inserimento manuale dei dati nel sistema. La riduzione dei costi per l’azienda è notevole. In più, questi dati possono essere controllati ed esportati per successive analisi e controlli.

CHI UTILIZZA IL SOFTWARE:
Il personale amministrativo che usualmente controlla i moduli cartacei. Dopo la fase di configurazione iniziale dei modelli di ReCheck e l’opportuna formazione, le persone sono in grado di scansionare i documenti e utilizzare il software per estrarne i dati, in totale autonomia.

ESIGENZE:

• Acquisire i dati contenuti in ordini, preventivi e documenti di trasporto, controllarli ed esportarli in formati utili per l’importazione nel gestionale/ERP. Utilizzarli inoltre per controllo di gestione. I documenti “giravano” in azienda in formati diversi (cartaceo e digitali) e con strumenti diversi (cartelline ed e-mail). Serviva una soluzione migliore per averne un controllo ottimale.
• Ridurre i tempi e i costi delle attività di inserimento manuale dei dati. Questa è molto dispendiosa e poco produttiva per le risorse interne.

SOLUZIONE:
ReCheck consente di elaborare ordini, fatture, bollette e documenti di trasporto in formato PDF, sia nel caso di formato vettoriale che acquisito attraverso scanner. Il software estrae solo i dati che interessano e crea elenchi di dati in forma analitica, omogenei e facilmente importabili nel proprio gestionale/ERP. Può anche controllare che le somme o le moltiplicazioni siano corrette, che tutti i dati siano al posto giusto. In più, verifica le informazioni con il gestionale attraverso Web Services.

VANTAGGI:
L’azienda dispone di un unico sistema per elaborare i file e i documenti che riceve, che siano preventivi, ordini, bollette energetiche e telefoniche, documenti di trasporto e altro ancora. Ci si deve solo occupare di creare i modelli di documento, selezionando elementi da estrarre e controlli da fare, e poi il software automatizza i processi di acquisizione delle informazioni. Il data entry del personale è ridotto al minimo e si aumenta la produttività.

CHI UTILIZZA IL SOFTWARE:
Dopo la fase di configurazione iniziale e di formazione, il personale amministrativo e contabile gestisce in autonomia tutte le necessità senza dover coinvolgere l’Ufficio ICT.

ESIGENZE:

• Acquisire i dati contenuti nelle bollette energetiche (gas, elettricità e acqua) delle varie filiali per analizzare i costi. L’esigenza principale era controllare i consumi e individuare anche gli unitari, per le esigenze di contabilità generale e analitica. In più, voleva capire come ottimizzarli: aveva la necessità di disporre di uno storico dei consumi per creare anche dei benchmark tra uffici e strutture simili. Questi dati si inserivano in un progetto più ampio, legato all’efficienza energetica.
• Ridurre i tempi e i costi delle attività di controllo delle bollette ricevute e di inserimento manuale dei dati per le esigenze contabili, attività molto dispendiosa e poco produttiva per le risorse interne.

SOLUZIONE:
L’uso di ReCheck ha permesso di estrarre gli elementi di tutte le bollette energetiche delle varie filiali della banca. Non solo i dati riassuntivi, utili per la contabilità generale, ma anche tutti gli unitari inclusi nei complessi quadri di dettaglio, necessari per la contabilità analitica. Il software li elabora tutti, li controlla e li prepara in modo personalizzato per le esigenze contabili della banca. Questo ha permesso di verificare i costi di tutte le strutture e di analizzarli in base ad altri parametri (dimensioni della filiale, personale, localizzazione sul territorio, fornitori di servizi energetici, etc.). In più, si è creato uno storico dei consumi che è stato molto utile per le esigenze della Direzione Generale, anche per il progetto di efficienza energetica.

VANTAGGI:
Avendo a disposizione i dati estratti da tutte le bollette, l’azienda è stata in grado di capire che alcune filiali di dimensioni simili avevano costi energetici molto diversi. Alla luce di queste informazioni aggregate è stato possibile creare un modello per capire se i costi energetici fossero in linea con quelli previsti e con quelli degli anni passati. Il personale ha potuto ottimizzare il tempo di estrazione delle informazioni, prima fatto con attività manuali, per concentrarsi sulle attività di analisi dei dati stessi, con concreti benefici in termini di risparmio ed efficienza energetica.

CHI UTILIZZA IL SOFTWARE:
Dopo la fase di configurazione iniziale dei modelli di bollette e di formazione del personale, la direzione generale e i responsabili specifici (Amministrazione, Energy Manager ed EGE) gestiscono in autonomia tutte le necessità senza dover coinvolgere l’Ufficio ICT.

Esigenze:

• Controllare i PDF delle bollette prodotte prima che fossero stampate/inviate ai clienti, per evitare errori, incongruenze e dati mancanti. Il software di bollettazione non poteva verificare la fase compresa tra l’uscita dei propri dati e la stampa/invio del PDF e quindi non poteva rilevare errori successivi (legati, ad esempio, allo spooler di stampa).
• Certificare il processo di produzione dei documenti fiscali, come richiesto dal loro Collegio Sindacale.

Soluzione:
L’utilizzo di ReCheck ha permesso ai responsabili dell’azienda di elaborare automaticamente le bollette in PDF prodotte dall’azienda, rilevando possibili errori prima che queste fossero inviate ai clienti. Nessun controllo manuale né a campione, tutti i PDF vengono verificati dal software. In più, ha permesso di certificare il processo di controllo relativo alla produzione delle bollette, come richiesto dal Collegio Sindacale della società che ha il potere di esercitare il controllo contabile ed il controllo amministrativo.

Vantaggi:
L’azienda controlla tutte le bollette “in uscita”, e non solo con un controllo manuale a campione, e ha nettamente ridotto ogni possibilità di errore. Questo ha permesso di migliorare tutto il processo amministrativo e contabile.

Chi utilizza il software:
Una volta che il software è stato configurato, il personale dell’ufficio fatturazione/bollettazione gestisce in autonomia tutte le attività, senza dover dipendere dal supporto del reparto IT.

Esigenze:

• Estrarre tutti i dati contenuti da documenti aziendali, realizzati con vari software, per realizzare report personalizzati per la propria Direzione aziendale e l’Autorità per l’energia elettrica, il gas e il sistema idrico (AEEGSI). Alcuni sistemi non prevedevano l’esportazione di tutti i dati necessari, per questo l’azienda aveva bisogno di un software che estraesse velocemente i dati contenuti nelle bollette in PDF (ma anche da altre tipologie di documenti).
• Elaborare i dati delle fatture passive, specialmente quelle energetiche, per automatizzare i processi legati alla contabilità, prima gestiti con l’inserimento manuale dei dati.

Soluzione:
L’utilizzo di ReCheck ha permesso di avere un software adatto ad elaborare le fatture (bollette) in PDF, prodotte dal proprio sistema di billing/bollettazione o da suoi fornitori. In questo modo, hanno superato alcune limitazioni dei sistemi di fatturazione per l’esportazione dei dati. Grazie a ReCheck dispongono di un sistema in grado di estrarre e aggregare i dati che servono e di esportarli in file Excel e Access. Il software mette a disposizione le informazioni utili a creare velocemente report personalizzati da mandare alla Direzione o all’Authority.

Vantaggi:
L’azienda ha velocizzato in modo significativo la creazione di report basati su dati presenti in documenti PDF. I responsabili operativi non hanno più bisogno di contattare le società che forniscono i loro sistemi di billing per richiedere continue esportazioni e personalizzazioni di dati aggregati, attività onerose in termini di costi e di tempo. Possono estrarre autonomamente i dati che servono dai PDF salvati nelle loro cartelle e hanno a disposizione file Excel e Access pronti per essere “lavorati” direttamente. L’utilizzo di ReCheck è stato successivamente esteso anche al controllo delle fatture energetiche che l’azienda riceveva, mediamente molto onerose e complesse. In questo modo, i responsabili amministrativi hanno potuto estrarre molto più velocemente i dati da contabilizzare, attività che prima era fatta manualmente, e risparmiare tempi e costi.

Chi utilizza il software:
Una volta che il software ReCheck è stato opportunamente configurato per elaborare i documenti (sia le bollette attive che le fatture energetiche in arrivo) grazie a specifici modelli, il personale amministrativo gestisce in autonomia tutte le attività, senza dover dipendere dal supporto di personale IT.