Il software è stato progettato e costruito da X DataNet
A cosa serve ReCheck?
ReCheck estrae e controlla i dati di documenti PDF come fatture, bollette, buste paga, estratti conto, progetti, schede tecniche e tabelle. Può elaborare singoli file o migliaia di documenti salvati in una cartella. Il software automatizza anche l’inserimento dei dati nel gestionale: esporta tutti gli elementi utili in file CSV e XML e te li fa importare nell’ERP, riducendo al minimo attività manuale.
Che documenti è in grado di controllare?
Il software controlla file PDF. I documenti possono essere strutturati (vettoriali) o non strutturati (documenti raster ottenuti da scansioni), visto che ReCheck integra tecnologia OCR.
Come funziona ReCheck?
Prima si definiscono i modelli di documento, ossia le regole con le quali il software legge e controlla i diversi tipi di documenti. Si scelgono gli elementi (dati) da trovare e i controlli da fare. Si selezionano le cartelle di file PDF e si inizia l’elaborazione. Alla fine il software presenta i risultati, evidenziando quali controlli sono stati fatti e se sono stati rilevati errori.
Cos’è un modello di documento?
È la maschera dove si definiscono le regole con le quali il software legge e controlla i diversi tipi di documenti. Si possono impostare più modelli di documento (bolletta elettrica, fattura di un fornitore, nota spese, etc.). Ogni modello è composto da elementi e controlli.
Cosa sono gli elementi?
Gli elementi permettono di definire tutti i dati che possono essere estratti dai documenti PDF o richiesti al sistema ERP/billing o altro sistema aziendale tramite Web Services. Con ReCheck posso estrarre elementi come numeri, testi, dati contabili, date e percentuali.
Cosa sono i controlli?
I controlli eseguono le verifiche sugli elementi e generano gli esiti finali su tre livelli (Errore, Attenzione o Corretto). È inoltre possibile condizionare controlli secondari in base all’esito di un controllo primario. Con ReCheck posso verificare se un elemento è presente nei documenti e se ha un formato corretto (una data, ad esempio). Posso confrontare più elementi o gruppi di elementi all’interno del documento, anche se derivati da somme e moltiplicazioni (la somma delle prime cinque righe deve dare il totale evidenziato nella sesta, ad esempio). Possono controllare se elementi sono maggiori o minori di altri (per segnalare importi troppo elevati, ad esempio).
Quanti elementi e controlli posso definire?
Non esiste un limite, si configurano tutti quelli che servono.
ReCheck può controllare tipologie diverse di PDF con un’unica elaborazione?
Il software prevede modelli di elaborazione con i quali è possibile combinare più modelli di documento al fine di processare un lotto non omogeneo di PDF (ad es. bollette gas ed elettriche).
Come funzionano i modelli di elaborazione?
Si scelgono i vari modelli di documento e si associano a un unico modello di elaborazione. Potendo decidere anche una data di validità di questi modelli, posso mantenere uno storico dei diversi layout di documento utilizzati nel tempo.
In quanto tempo ReCheck controlla un PDF?
Frazioni di secondo. Può elaborare 1.000 fatture in PDF in poco più di tre minuti.
Si possono esportare i dati elaborati dal software?
Tutti gli elementi e i controlli configurati possono essere esportati in formato CSV/Excel e XML. In più, sono esportabili anche i singoli documenti e i report di ogni elaborazione per fare analisi statistiche.
Posso esportare solo alcuni elementi?
Sì. Il software elenca in una maschera gli elementi selezionati a livello di configurazione e si possono scegliere quali esportare. Se si sceglie il formato CSV, si esporta un singolo file per gli elementi e uno per i controlli. Se si sceglie il formato XML, si può esportare un unico file con elementi e controlli.
Posso esportare solo il risultato dei controlli?
Sì. Il software elenca in una maschera i controlli selezionati a livello di configurazione e si possono esportare tutti. Se si sceglie il formato CSV, si esporta un singolo file per gli elementi e uno per i controlli. Se si sceglie il formato XML, si può esportare un unico file con elementi e controlli.
Quali sono le tipologie di esportazioni in XML?
Si può decidere di esportare gli elementi e i controlli in XML per documento (il file evidenzia, per ogni documento elaborato, gli elementi e i controlli effettuati) oppure per controllo (il file evidenzia, per ogni controllo, l’esito avuto sui singoli documenti).
In XML posso organizzare gli elementi e i controlli in gruppi?
Quando si crea un modello di documento, si possono inserire tag opzionali su alcuni elementi al fine di raggrupparli. Quando si effettua l’esportazione in XML, il file ordina già gli elementi in base ai suddetti gruppi. Nel caso in cui ci siano elementi multipli, si possono anche creare sottogruppi.
Posso importare i dati di ReCheck nel gestionale/ERP?
I file in formato CSV/Excel e XML possono essere importati nel vostro gestionale.
Posso costruirmi un tracciato di esportazione personalizzato?
ReCheck permette di decidere quali elementi esportare e in quale sequenza.
Posso vedere ReCheck all’opera?
Certo. La demo online è gratuita, basta mezz’ora del tuo tempo. Contattaci.
Posso far dialogare il mio ERP/Sistemi aziendali con ReCheck per controllare i dati?
Il software può confrontare i dati acquisiti dai documenti con quelli salvati nell’ERP dell’azienda grazie a particolari interfacce di comunicazione (Web Services), se appositamente configurate.
Devo installare il software sui miei PC/server o lo posso usare anche online?
Il software si può installare su uno o più PC, in base alle necessità dell’azienda. Non è disponibile la versione online.
Quanto costa ReCheck?
Il prezzo dipende dal numero di documenti che volete verificare. Il software viene fornito con una licenza d’uso annuale e rinnovabile che prevede le soglie massime di documenti e pagine decise insieme a voi. Insomma, pagate in base a quanto lo utilizzate veramente. Un bel vantaggio.
