Le fatture elettroniche tra aziende: il ruolo di ReCheck
Da aprile 2015 in Italia è diventata obbligatoria la fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, la cosiddetta “Fattura PA”: tutte le imprese che vendono beni o servizi agli enti pubblici hanno l’obbligo di fatturare in modalità elettronica, dematerializzando le proprie fatture. Lo stesso modello si sta allargando ora anche alla fatturazione tra le aziende, indicata come fatturazione elettronica tra privati o “Fattura elettronica B2B”. Questo argomento è disciplinato dal Decreto Legge 127 del 5 agosto 2015 e dal Decreto Legge 193 del 22 ottobre 2016.
La fatturazione elettronica B2B offre alle aziende italiane una grande opportunità. Possono rendere più efficienti i propri processi interni e “digitalizzare” il flusso delle fatture e, soprattutto, dei dati che contengono. Una delle sfide da vincere è quella della digitalizzazione delle fatture passive, quelle dei fornitori. ReCheck in questo può darvi un grande supporto.
Le fatture dei fornitori: tanti formati, tante modalità di ricezione
Oggi nelle aziende italiane le fatture dei fornitori arrivano in molteplici formati, cartacee o PDF. Le riceviamo con diversi strumenti: e-mail, posta ordinaria e portali Web. Con l’introduzione della fattura elettronica B2B (tra privati) si aggiunge anche il formato XML B2B (XML 1.2, dal punto di vista tecnico). Si tratta di un file praticamente identico a quello già usato nella fattura elettronica per la pubblica amministrazione (XML PA). Qui sotto vedi un esempio di flusso. Il compito di un’impresa italiana non è semplice: come gestirlo in modo ordinato, efficace e ottimizzando i costi?
Il software ReCheck può avere un ruolo tanto semplice quanto essenziale in questo processo: elaborare le fatture in qualsiasi formato ed estrarne gli elementi (i dati) che ti interessano. In più, il software fa anche controlli personalizzati sulle informazioni che trova. ReCheck verifica che i dati siano al posto giusto e che siano corretti (fa anche somme e moltiplicazioni tra elementi). Il sistema crea anche tabelle personalizzate, pronte per essere importate nel gestionale.
Acquisizione dei dati: ReCheck si adatta alle tue fatture
Più ricevi le fatture passive in formati e con strumenti diversi, più ReCheck è la soluzione alle tue necessità:
Ricevi fatture in PDF (vettoriali): ReCheck analizza i PDF in base ai modelli che hai configurato, ne estrae i dati, te li controlla e ti esporta tutte le informazioni nel formato che vuoi (CSV/Excel e XML).
Ricevi fatture cartacee: si acquisiscono i documenti via scanner, la tecnologia OCR/ICR integrata in ReCheck converte in testo le immagini ottenute con le scansioni e rende disponibili anche questi dati. Il software fa tutto in automatico e tu puoi alimentare il tuo gestionale in modo molto più veloce.
Ricevi le fatture in formato XML: questo tipo di file è nato per essere letto automaticamente da un software (machine readable), un vantaggio tangibile. Tuttavia è poco adatto alla lettura di un essere umano (human readable) e il controllo delle informazioni è molto complesso, a meno che non usi fogli di stile. ReCheck permette di “tradurre” la fattura elettronica B2B, il cosiddetto XML B2B, in un documento digitale simile alla fattura cartacea, dandoti la possibilità di analizzarlo in un formato simile a una fattura normale.
Scarichi le fatture da un portale Web: le hai a disposizione in formato PDF o XML, le metti in una cartella e ReCheck ti elabora tutti i file, uno o 1.000 che siano, premendo un solo bottone.
Controllo delle tue fatture: migliaia di documenti in pochi minuti
ReCheck riconosce testi e numeri e può confrontarli automaticamente con quelli salvati nel gestionale della tua azienda, grazie all’uso di particolari interfacce di comunicazione (Web Services). Non servono più controlli manuali, applicativi diversi o telefonate ai colleghi, ci pensa ReCheck.
Il software estrae solo i dati che ti interessano. Controlla il tipo di dato (Data/Numero/Testo) ed elabora anche informazioni aggregate. Puoi anche decidere di usare regole più complesse per riconoscere elementi che sono in posizioni variabili. ReCheck ti dice se quel dato è al posto giusto e ha il formato giusto. Lo confronta con lo stesso dato salvato nel gestionale. Controlla che le somme e le moltiplicazioni siano corrette anche con un margine di tolleranza che puoi impostare tu. Ti segnala discrepanze sui totali, gli elementi mancanti ed eventuali importi irragionevoli.
Il software riepiloga gli esiti dei controlli in un’unica maschera. Puoi filtrare i risultati per vedere solo gli eventuali errori rilevati, anche graficamente sui documenti in PDF analizzati. Puoi comunque esportare tutto in Excel per fare tutte le verifiche che ti interessano.
Esportazione dei dati delle fatture: tutto pronto per l’ERP e per la conservazione elettronica
I dati delle fatture non devono più essere individuati, controllati e inseriti a mano nel gestionale. Non rischi più errori in buona fede causati da attività noiose e ripetitive. ReCheck te le fa esportare in file – CSV e XML – già pronti per il tuo ERP. Per sapere quanto avete speso per ogni fornitore, tipologia di prodotto o servizio, e si possono creare tabelle personalizzate. Puoi anche prendere i report di tutte le elaborazioni che hai fatto per fare analisi ulteriori. In poche ore fai il lavoro di una settimana.
Con ReCheck puoi costruire un tracciato di esportazione personalizzato per il tuo gestionale per gestire tutte le altre fasi: accettazione/rifiuto, contabilizzazione e creazione automatica della Prima Nota contabile, invio in conservazione elettronica. Se ti serve il formato XML, puoi organizzare gli elementi e i controlli in gruppi per correlare tutte le informazioni e rendere più omogenea l’organizzazione delle informazioni.
