La digitalizzazione dei dati delle fatture: una priorità per le PMI
La digitalizzazione delle Pmi è ormai un processo irreversibile. Da una ricerca fatta nelle piccole e medie aziende di Stati Uniti, Inghilterra, Francia e Regno Unito emerge che il 65% di loro ha già intrapreso, o sta per farlo, un percorso di digitalizzazione (dati Xerox). Hanno iniziato dai processi dove la carta era ancora molto presente: fatture dei fornitori, contabilità, reportistica e modulistica. Ambiti dove le attività manuali di inserimento e controllo umano dei dati erano molto dispendiose, in termini di tempo e di costi.
Le aziende italiane stanno prendendo anche loro iniziative in questo senso. Una grossa mano può arrivare anche dalle nuove norme, come il voucher per la digitalizzazione delle Pmi. Con il decreto direttoriale 24 ottobre 2017 sono state definite le modalità e i termini di presentazione delle domande di accesso a queste agevolazioni: la norma prevede che si può richiedere un contributo, tramite concessione di un “voucher”, di importo non superiore a 10 mila euro, finalizzato all’adozione di interventi di digitalizzazione dei processi aziendali e di ammodernamento tecnologico. Si può utilizzare per l’acquisto di software che consentano di migliorare l’efficienza aziendale. Ogni Pmi può beneficiare di un unico voucher di importo non superiore a 10 mila euro, nella misura massima del 50% del totale delle spese ammissibili.
Un investimento contenuto: meno di 10.000 euro.
ReCheck si adatta perfettamente alle esigenze di una PMI e, in particolare, all’opportunità generata dal voucher per la digitalizzazione. A partire dal costo, che non supera l’importo massimo di 10mila euro previsto dal contributo.
C’è poco tempo però: la trasmissione della domanda è consentita a partire dalle ore 10.00 del 30 Gennaio 2018 e fino al termine ultimo delle ore 17.00 del 9 febbraio 2018. Le domande per l’accesso al voucher devono essere presentate esclusivamente attraverso l’apposita procedura informatica: https://agevolazionidgiai.invitalia.it/ Per accedere alla procedura informatica bisogna essere in possesso oltre che di una casella PEC attiva e registrata nel Registro delle imprese, anche della Carta nazionale dei servizi e del relativo PIN rilasciato con la stessa.
Le fatture dei fornitori: un buon primo passo per la digitalizzazione
Oggi nelle Pmi le fatture dei fornitori arrivano in molteplici formati: cartacee, PDF o in formato XML (come le fatture PA). Le gestiscono con diversi strumenti: e-mail, posta ordinaria e portali Web. Con l’introduzione della fattura elettronica B2B (tra privati) si aggiunge anche il formato XML B2B (XML 1.2, dal punto di vista tecnico). Si tratta di un file praticamente identico a quello già usato nella fattura elettronica per la pubblica amministrazione (XML PA). Qui sotto si vede un esempio di flusso. Il compito di una Pmi non è semplice: gestirlo in modo ordinato, efficace e ottimizzando i costi.
Un software può avere un ruolo tanto semplice quanto essenziale nel processo di digitalizzazione delle Pmi: elaborare le fatture in qualsiasi formato ed estrarne gli elementi (i dati) che interessano. Il sistema deve poter fare anche controlli personalizzati sulle informazioni che trova, senza lasciarle ai responsabili amministrativi. Deve verificare che i numeri siano corretti (fa anche somme e moltiplicazioni tra elementi), che i prezzi unitari siano quelli fissati da ordini e listini prezzi, che i codici prodotto dei fornitori siano assimilabili a quelli usati in azienda. Il sistema deve poter anche creare tracciati personalizzati per il gestionale usato in azienda, per poter poi fare velocemente le operazioni di contabilità, generale e analitica.
Una buona opportunità: digitalizzare con ReCheck
ReCheck è un software ideale per tutte le Pmi che ricevono le fatture passive in formati e con strumenti diversi:
Fatture in PDF (vettoriali): ReCheck analizza i PDF in base ai modelli configurati, ne estrae i dati, li controlla (anche in base ai prezzi unitari concordati con il fornitore attraverso ordini e listini prezzo) ed esporta tutte le informazioni nel formato più adatto per il gestionale.
Fatture cartacee: si acquisiscono i documenti via scanner, la tecnologia OCR/ICR integrata in ReCheck converte in testo le immagini ottenute con le scansioni e rende disponibili anche questi dati. Il software fa tutto in automatico e il tuo gestionale si alimenta in modo automatico e veloce, senza inserimento manuale dei dati.
Fatture in formato XML: questo tipo di file è nato per essere letto automaticamente da un software (machine readable), un vantaggio tangibile. Tuttavia è poco adatto alla lettura di un essere umano (human readable) e il controllo delle informazioni è molto complesso, a meno che non usi fogli di stile. ReCheck permette già oggi di “tradurre” la fattura elettronica B2B, il cosiddetto XML B2B, in un documento digitale simile alla fattura cartacea, dandoti la possibilità di analizzarlo in un formato simile a una fattura normale.
Fatture scaricate da un portale Web: disponibili in formato PDF o XML, basta metterle in una cartella e ReCheck elabora tutti i file, uno o 1.000 che siano, premendo un solo bottone.
Controllo dei dati per la contabilità: un risparmio enorme di costi
ReCheck riconosce testi e numeri sui documenti, in modo automatico. Può confrontarli automaticamente con quelli salvati nel gestionale della tua azienda, grazie all’uso di particolari interfacce di comunicazione (Web Services). Può usare regole più complesse per riconoscere elementi che sui PDF sono in posizioni variabili.
Il software può confrontare i dati delle fatture passive che elabora con i listini ufficiali del fornitore, già salvati nelle sue tabelle relazionali. Se i prezzi unitari non combaciano, ReCheck segnala l’anomalia al responsabile amministrativo. Inoltre, si può automatizzare la creazione della prima nota contabile. L’operatore deve solo verificare i dati e validare la registrazione contabile sul gestionale. Le possibili applicazioni sono tantissime. Il software riepiloga gli esiti dei controlli in un’unica maschera. Si possono filtrare i risultati per vedere solo gli eventuali errori rilevati, anche graficamente sui documenti in PDF analizzati. Infine, si può comunque esportare tutto in Excel per fare tutte le verifiche necessarie.
I dati delle fatture non devono più essere individuati, controllati e inseriti a mano nel gestionale. Niente più errori in buona fede causati dal fatto che i responsabili amministrativi della Pmi hanno poco tempo per fare tante cose. Con ReCheck si costruisce un tracciato di esportazione personalizzato per il gestionale per gestire tutte le altre fasi: accettazione/rifiuto, contabilizzazione e creazione automatica della Prima Nota contabile, invio in conservazione elettronica.
